Телефон горячей линии:
8 800 100-70-10
» » Расходный ордер: тонкости заполнения при разных выплатах

Расходный ордер: тонкости заполнения при разных выплатах

Кассовая дисциплина – это свод правил и требований, согласно которым осуществляется оформление движений наличных денег. Основным документов, фиксирующим факт выдачи средств является расходный ордер – КО-2.

Практика оформления РКО

Рассмотрев основные и самые распространенные ситуации, когда происходит выдача средств из кассы организации, можно выявить общие правила по оформлению расходного кассового ордера:
•точное указание целей расхода;
•фиксация документов-оснований для выплаты;
•приложение подтверждающих полномочия лиц или обоснованность операции форм и бланков;
•обязательное заверение факта передачи денежных средств подписью получателя. 
Общий алгоритм формирования РКО един как для предпринимателей, так и для организаций. Законодательно ИП освобождены от обязанности соблюдать кассовую дисциплину в большинстве случаев. Однако, хотя бы в целях управленческого учета рекомендуется использовать утвержденные формы, которые просты в применении и могут служит хорошими аргументами в спорных ситуациях с контрагентами, работниками и контролирующими организациями

Расходный кассовый ордер (РКО) образец

Бланк утвержден Госкомстатом и содержит следующие обязательные реквизиты:
• наименование организации;
• дату создания и порядковый номер документа;
• счета учета операции;
• сумма расхода;
• данные получателя;
• основание операции выдачи средств;
• перечень прилагаемых документов;
• поля для подписи ответственных лиц и получателя.

Вы можете скачать бланк РКО:

rko-blank.rar [79,8 Kb] (cкачиваний: 0)

 

01.06.2014 года было разрешено не оформлять кассовые документы в целях упрощения ведения учета и хозяйственной деятельности. Однако, практика показывает, что правильное и четкое составление расходных ордеров защищает предприятие не только от обмана со стороны получателей денежных средств и досадных сбоев автоматизированных программ, но и позволяет уверенно отстаивать интересы организации перед контролирующими органами.

Образцы заполнения бланков РКО

Ситуаций, когда требуется выдача наличных денег, множество. В зависимости от того для каких нужд осуществляется выплата и на какие цели идут средства, расходные ордера оформляются по-разному, сопровождаясь определенными прилагаемыми документами.

Заработная плата и материальная помощь

Самой рядовой ситуацией является выдача из кассы заработной платы. В зависимости от того, осуществляется выплата одному работнику или же нескольким лицам по ведомости, различается и заполнение формы.

Документ формирует проводки: Дт 70 Кт 50

Когда выплата оформляется на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, то в бланке идет ссылка на этот документ с его обязательным приложением.

Расходный кассовый ордер зарплата и материальная помощь- образец

В получении средств для выдачи заработной платы расписывается сотрудник, который будет осуществлять непосредственно ее выплату работникам. Это может быть кассир, бухгалтер, кадровый работник, бригадир, начальник цеха. Все зависит от распоряжения руководителя и утвержденного на предприятии положения по оплате труда.

В случае же когда РКО оформляется для оплаты труда отдельному работнику, то документ заполняется немного по-другому.

Образец расходного кассового ордера (РКО) для оплаты труда работнику

Получателем выступает работник, в основании указывается период, за который ему выплачивается заработная плата. Обязательно в бланке вписываются паспортные данные сотрудника, получающего денежные средства.

Аналогично оформляется РКО на выплату денежной поддержки сотруднику предприятия. Только при этом в графе основания указывается «Материальная помощь работнику» и указываются следующие счета: Дт 73 Кт 50


Выплата отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск

Каждому работнику положен ежегодный отпуск, продолжительность которого в зависимости от вида деятельности предприятия может варьировать. Оплата осуществляется на основании записки-расчета, содержащей сведения о доходе работника и размере выплаты, и приказа руководителя. Также в основании желательно указывать размер НДФЛ, который был удержан из начисленной суммы.

Образец заполнения бланка расходного кассового ордера на выплату отпускных

Проводки при выплате отпускных или же компенсации следующие: Дт 70 Кт 50

Когда сотрудник не желает прерывать работу, то он вправе написать заявление и попросить выдать ему денежную выплату без предоставления дней отдыха. В таком случае предприятие производит расчет и оформляет РКО, аналогичный вышеуказанному. В основании расхода из кассы указывается, что это компенсация за неиспользованный отпуск.


Заполнение РКО на выплату больничных

За дни отсутствия сотрудника, подтвержденные больничным листом, предприятие-работодатель обязано начислить причитающее человеку пособие по нетрудоспособности. Его выплата может быть выполнена через кассу в ближайший день выдачи заработной платы. При этом оформляется расходный кассовый ордер следующего вида:

РКО на выплату больничных образец

Документ формирует проводки: Дт 70 Кт 50

В основании указывается номер больничного листа, а также сумма удержанного налога из начисленного пособия.


Заполнение РКО: Расчеты с поставщиками

Оплатить поставщику за товар или оказанную услугу предприятие может лишь через доверенного представителя. То есть в расходном ордере получателем выступает конкретное физическое лицо с привязкой к контрагенту, а не просто организация или предприниматель.

Документ фиксирует проводки: Дт 60 Кт 50

Также стоит помнить об ограничении по расчетам с контрагентами наличными средства – размер сделки по одному договору не должен превышать 100 000 рублей.

Расходный ордер- расчёты с поставщиками

К самому РКО прикрепляется копия паспорта получателя и документ, подтверждающий его полномочия, а именно доверенность.


Возврат покупателю

Ситуация, когда требуется вернуть денежные средства покупателю, довольно распространена. Расходный кассовый ордер заполняется по той же схеме, чтои документ на оплату поставщику, если контрагентом выступает организация или индивидуальный предприниматель:

РКО на возврат покупателю

Документ формирует проводки: Дт 62 Кт 50

В случае, когда покупателем и получателем средств выступает физическое лицо, то доверенность не требуется.


Взнос наличными на расчетный счет и инкассация

Одним из видов расходов, осуществляемых из кассы организации, является пополнение расчетного счета предприятия. Это может быть взнос наличными через уполномоченное лицо, а также передача средств через представителей банка.

Когда деньги отвозит в банк работник предприятия, основанием для формирования расходного ордера является объявление на взнос наличными. Бланк состоит из трех частей, одна из которых возвращается клиенту с выпиской банка, а вторая – подшивается к отчету кассира и составленному РКО.

РКО- взнос наличными и инкассация- образец заполнения

Документ не формирует проводки. Факт поступления средств на банковский счет подтверждается выпиской.

Несколько иная ситуация, когда средства сдаются инкассаторам для последующего безналичного зачисления. В результате этого наблюдается временной разрыв в 1-3 рабочих дня между моментом расхода денег из кассы и их приходом на счет.

В этом случае расходный ордер формирует проводки: Дт 57 Кт 50

Бланк расходного кассового ордера - зачисление на р/с

Получателем средств выступает кассир, который готовит документы для сдачи наличных денег и является материально-ответственным лицом. К расходному ордеру прикладывается квитанция, подписанная работниками инкассаторской службы, тем самым подтверждая факт передачи денежных средств.

Выдача займа работнику

Нередко работодатель предоставляет сотрудникам займы на беспроцентной основе. В таком случае расходный ордер оформляется следующим образом:

РКО на выдачу займа работнику- образец заполнения бланка

На основании документа формируются проводки: Дт 73 Кт 50
Добавить комментарий
Комментарии (0)
Прокомментировать
Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив
Забыли пароль? Регистрация
Поделиться ссылкой: